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Ufficio condiviso o co-working: come il professionista può risparmiare sullo studio

by Andrea Saporetti
on Luglio 22, 2014
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Abbiamo di recente visto che le compravendite immobiliari legate al ramo non abitativo siano in forte ridimensionamento, nel nostro Paese, a causa della crisi economica. Quello degli uffici è il settore che risente di più della congiuntura economica sfavorevole. Un consulente o un libero professionista che avvia una nuova attività, se non ha necessità di frequenti contatti con il pubblico, può temporaneamente sfruttare una porzione di casa propria: ma non è certo l'ideale. Quale soluzione per dotarsi di un ufficio funzionale e confortevole, risparmiando? Vediamo insieme due soluzioni: l'affitto condiviso con altri liberi professionisti e il co-working.

 

Nel disastrato mercato immobiliare delle compravendite è il comparto dedicato alle aziende quello che, durante l'ultimo anno (ma già nei precedenti) ha risentito maggiormente della congiuntura negativa per la nostra economia.

Meno di 40.000 transazioni nel 2013, considerando il mercato delle vendite di immobili ad uso diverso dall'abitazione. Cifre in netto ridimensionamento rispetto al 2012, anno tra l'altro già di calo notevole. Se il comparto che tiene meglio è quello dei capannoni artigianali e industriali (-7,7%), più negativi risultano i dati riferiti ai negozi (-9,3%); quello più evidente, comunque, è senza dubbio il tonfo registrato dalle vendite di uffici (-10,8%).

Valori che rendono merito di quanto oggi, per un neoimprenditore che intenda dare il via ad una nuova attività, la scelta dell'acquisto degli spazi nei quali lavorare sia sempre meno frequente. Percepita troppo rischiosa, in generale, e spesso ancora troppo onerosa, nonostante i ribassi (a volte piuttosto importanti) dei prezzi di vendita negli ultimi anni. Pensiamo ad un libero professionista che desideri avviare una attività in proprio: un consulente, un architetto, un geometra o un ingegnere, ma anche un dentista, un fisioterapista, un oculista, etc. Almeno in una fase iniziale è senz'altro ragionevole stare dalla parte sicuro e prudenzialmente evitare l'acquisto del locale dove esercitare la professione.

Meglio affidarsi ad una soluzione più flessibile, che permetta di avere a disposizione un ufficio più o meno strutturato, a seconda dell'attività e dell'esigenza di contatto con la clientela, ma che non comporti un investimento da portarsi dietro negli anni. Una scelta che risulti meno impegnativa, perché si conserva la possibilità di dare disdetta dal contratto relativo agli spazi ove esercitare l'attività, qualora le cose non andassero come si spera (come si dice: speriamo bene, ma non si sa mai!). Ma anche, a volte, l'unica via possibile, soprattutto se la banca non permetta al nostro imprenditore di accendere il mutuo necessario ad acquistare i muri.

Per una piccola attività la gestione dei costi è fondamentale: perché affogare in inutili spese piuttosto che dedicare le risorse disponibili alla pubblicità e agli investimenti di marketing, che aiutano a fare fatturato? Per questo, se il tipo di attività lo permette, il nostro libero professionista potrà trovare la giusta location per l'ufficio minimizzando i costi.

 

1) Lavoro da casa / telelavoro

La soluzione più immediata è, ove possibile, il classico lavoro da casa: adibire una o più stanze alla propria attività è quanto di più economico. Il computer e la rete internet hanno fatto miracoli e un sacco di professioni che un tempo potevano svolgersi solo in determinati contesti, per necessità di strumentazioni o a causa di esigenze di interrelazione con altri professionisti o con enti pubblici o privati, ora possono tranquillamente essere svolte con il telelavoro. Connessione wi-fi e il gioco è fatto. Tuttavia, di frequente la propria casa (per questioni di spazio) non permette di adibire una o più stanze all'esercizio della propria professione.

 

2) Locazione di un immobile ad uso promiscuo

Una valida alternativa, soprattutto se ci si sta trasferendo in una nuova città e si vuole limitare il costo dell'affitto, è quella di unire gli spazi di casa con quelli di lavoro: l'affitto di un immobile ad uso promiscuo (prevalente uso abitativo o prevalente uso diverso dall'abitazione, a seconda delle esigenze) è senz'altro una soluzione che permette di dare risposta con un unico contratto all'esigenza abitativa e a quella lavorativa. Il tutto potendo scegliere l'ambiente che sia dimensionato nella maniera più appropriata rispetto alle proprie necessità personali e alle specifiche del lavoro che si deve svolgere. Unica accortezza: il proprietario deve esserne a conoscenza e il contratto deve riportare chiaramente l'utilizzo promiscuo.

 

3) Co-working

Spesso, però, ad unire casa e lavoro le distrazioni rischiano di essere eccessive: i figli che ti entrano in stanza ogni minuto, la moglie o il marito (o peggio i suoceri) che sbraitano... Ma anche uno stile di vita "particolare" (pensiamo a chi è decisamente troppo disordinato!) mal si potrebbe conciliare ad un'adeguata accoglienza della clientela. Oppure ancora, più frequentemente, potrebbe risultare indispensabile trovare una location separata rispetto alla propria abitazione per questioni di raggiungibilità o di impossibilità ad inserire lo spazio lavorativo in un ambiente domestico (necessità di sala riunioni, di sala meeting, etc.).

In questo caso, è il co-working la soluzione più innovativa. Nato nelle grandi metropoli statunitensi ma ormai in via di diffusione anche nelle principali città italiane, consiste nel noleggio una postazione di lavoro in uno spazio condiviso con altri professionisti, che temporaneamente si appoggiano in quella sede lavorativa. Allacciamenti ovviamente già effettuati e utenze attive e disponibili; connessione internet, fax e macchinari d'ufficio già presenti, macchina del caffè e spesso saletta ristoro, talvolta una sala meeting; in alcuni casi, persino un servizio di segreteria con domicilio postale e consulenza tecnica e legale. Strumento economico, se si tiene conto dei tanti servizi che la condivisione permette e che altrimenti sarebbero alla portata solamente delle aziende medie o grandi. Non da meno, il network di professionisti che si può trovare nelle scrivanie circostanti, in questi moderni spazi condivisi, può creare facilmente sinergie lavorative proficue, oltre che amicizie e nuove conoscenze interessanti.

 

4) Affitto di un ufficio in condivisione

La soluzione che mescola perfettamente economicità, flessibilità e stabilità di location. Infatti, se il professionista si sa gestire autonomamente e non ha eccessive esigenze dal punto di vista delle dotazioni d'ufficio, risulta più conveniente rispetto al co-working. Così come permette un arredamento più ricercato e su misura, oltre che una possibilità di condividere i locali ad uso ufficio con una selezionata cerchia di professionisti.

Capitolo risparmio. Affittare un ufficio può essere piuttosto oneroso, se l'attività è micro-imprenditoriale (es: impresa individuale, o al più con uno o due collaboratori). Nelle principali città, soprattutto, gli affitti di uffici in location centrali o nei centri direzionali delle periferie terziarie attrezzate possono essere davvero difficili da sostenere. Questo, nonostante il comparto uffici abbia ridimensionato molto le pretese in termini di canone di locazione: l'Ufficio Studi Solo Affitti ha registrato cali nei valori di prezzo degli affitti di uffici pari al -4,0% tanto nel 2011 quanto nel 2012, con un ribasso ancor più pronunciato nel 2013 (-5,8%). Quotazioni che, in media in Italia, si aggirano sui livelli dei canoni di una abitazione. Ma che, soprattutto in certe zone (quelle più "business intensive") e in certe città (Roma e Milano su tutte), possono raggiungere valori importanti.

Per questo, la scelta di un ufficio di metratura più elevata (es: un 3 vani o un 4 vani) con condivisione degli spazi con altri uno o due professionisti può risultare una scelta vincente. La figura mostra un breve calcolo che il consulente o il libero professionista che opera in città come Milano o Roma può fare tenendo conto delle statistiche 2013 fornite da Solo Affitti.

2014-07 Ufficio condiviso o co-working Come il professionista può risparmiare sullo studioQualche consiglio su come fare?

Innanzitutto, se possibile, cercare di scegliere professionisti con i quali condividere gli spazi che esercitino attività simili alla propria. Questo anche e soprattutto per ripartire quanto più equamente e meno litigiosamente possibile le spese condominiali e la tassa sui rifiuti (quest'ultima, in particolare, molto varia a seconda del tipo di attività svolta).

Sul fronte contrattuale le soluzioni possibili sono molte e dipendono tanto dalle esigenze del proprietario dell'immobile quanto dalle necessità e dalla disponibilità economica dell'imprenditore che risulta inquilino dell'ufficio. Mettiamoci nei suoi panni per vedere tre possibilità contrattuali.

 

A) Contratto di locazione dell'ufficio intestato al professionista, che poi effettua una sublocazione di porzione d'immobile agli imprenditori suoi coinquilini

Occorre prestare attenzione, in questo caso, che nel contratto di locazione dei muri il locatore non abbia inserito una clausola nella quale non permetta la sublocazione: questa, infatti, normalmente è esclusa.

Un grosso vantaggio di questo schema contrattuale è quello di poter decidere autonomamente se condividere gli spazi con altri e, se sì, con chi e con quanti altri professionisti e consulenti.

Da mettere in conto la possibilità che non permanentemente si riesca a trovare un sublocatario e, di conseguenza, che le spese di affitto possano risultare tutte in capo al nostro geometra o consulente.

 

B) Contratto di locazione dell'ufficio cointestato a più professionisti contemporaneamente

Il contratto di affitto cointestato è una soluzione particolarmente valida per studi associati, con rapporti già consolidati tra i professionisti che condividono i locali ad uso ufficio.

Bisogna stare attenti alla componente economica: se uno o più dei coinquilini se ne va, il contratto (a meno di disdetta di tutti) rimane in capo agli altri coinquilini, che si devono accollare una spesa pro-capite superiore a prima (essendo solidalmente responsabili per l'intero canone di locazione). Ovviamente, trovando un nuovo coinquilino che rimpiazzi il precedente si riesce a mantenere una sostenibilità delle spese adeguata.

 

C) Più contratti di locazione per porzioni d'immobile relativi all'ufficio condiviso, tra loro distinti ed autonomi

Stipulare più contratti di locazione di porzione d'immobile per l'ufficio risulta probabilmente la scelta più complicata dal punto di vista della gestione per il proprietario, che deve considerare anche la possibilità di un periodo di sfitto per una o più porzioni in caso di disdetta di qualche professionista. Per questo il consiglio è sempre e comunque quello di avere un'agenzia immobiliare che lo supporti nella gestione degli affitti.

Ma garantisce, d'altra parte, la migliore trasparenza ai lavoratori autonomi che alloggiano nell'ufficio e al locatore stesso, che ha rapporti individuali con ciascuno di essi. La responsabilità dell'obbligazione economica nei confronti del proprietario risulta separata per il professionista rispetto ai coinquilini e il risparmio rispetto ad un ufficio affittato in solitaria è garantito: ecco perché questa formula appare particolarmente valida.

Presentazione Autore
Andrea Saporetti

Laureato in economia, da sempre interessato a qualsiasi cosa sia misurabile. L'innata passione per la statistica e lo stile descrittivo a metà tra il magniloquente ed il prolisso fanno di lui il blogger più alternativo dell'ultimo decennio. L'impegno nel volontariato e la passione per la letteratura russa completano la sua immagine giovane e dinamica.


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  • Luca

    Buongiorno, complimenti sinceri per il blog.
    Una domanda: un conduttore di un immobile già adibito a centro sanitario polifunzionale, per dare in sublocazione una parte dell'immobile ad un medico in particolare il quale, tuttavia, usufruirebbe anche del servizio di segreteria e degli spazi comuni, deve fare un contratto di locazione ed uno di service oppure può fare un solo contratto di service o uno di locazione o misto?
    Grazie mille in anticipo.

  • Gentile Luca, per l'utilizzo degli spazi, in esclusiva, dovrebbe fare un contratto di sublocazione, autorizzato dal proprietario, per i servizi di service dovreste fare una scrittura a parte.

  • Martina

    Buongiorno,
    sto pensando di acquistare un terreno dove edificherei casa mia e allo stesso tempo entrerei in possesso di una villa bifamiliare di due piani dove al piano terra risiedono i miei genitori. Mi chiedo se sia possibile adibire a studio l'abitazione al piano superiore (che dovrei ristrutturare) e quali sono i passi da fare. Immagino che devo chiedere un permesso in comune. Essendo libera professionista (psicologa), affittare le sei stanze a liberi professionisti mi permetterebbe anche di creare une rete e collaborazioni. Mi chiedo però come funziona a livello burocratico nel caso dessi le stanze in concessione per tutto il mese o a giornate. Quali spese dovrei poi sostenere e quanto dovrei pagare di tasse sui ricavi ottenuti?
    Grazie mille

  • Gentile Martina, per adibire un piano dell'immobile ad ufficio potrebbe contattare un tecnico per il relativo cambio di destinazione d'uso e le pratiche necessarie; per affittare invece singole stanze dovrebbe chiedere lei stessa come gestire le cose a livello di autorizzazioni comunali. Di fatto la sua sarebbe un'attività che va contemplata e fatturata con adeguata dicitura.

  • carla

    Stiamo valutando due soluzioni per aiutare nostra figlia, giovane avvocato a rendersi indipendente ed affrontare in modo più dignitoso la sua professione. Fino ad oggi infatti ha migrato in diversi studi legali dove è stata sfruttata ( in cambio di un uso saltuario di una stanza condivisa con altri spesso non è stata retribuita per il lavoro svolto non riuscendo a far giustamente quantizzare l'effettivo peso del lavoro in cambio di un tale misero permesso). Abbiamo visto un piccolo piano terra cat A/10,(circa 50mq), poco luminoso e con scarso margine di miglioramento edilizio, da comprare al prezzo di €200.000 ( più quasi 40.000 per spese, tasse, rogito), più spese murarie di circa altri 15.000 e tute le altre che seguiranno. Oppure uno in affitto, piano alto, in bel palazzo, di due camere più cucina, più saloncino e due bagni al prezzo di € 1000 al mese e con spese di ripulitura e rifacimento bagno al 50% tra noi locatori ed il locatario ( ente pubblico), Quest1ultimo appartamento ( che ci piace molto) però dovrebbe essere ad uso abitativo, Niente male considerando che nostra figlia ambisce ad andare a vivere per conto proprio. Però potrebbe adibire una stanza ad uso studio, dove poter ricevere i pochi clienti che ha di tanto in tanto ( visto che lavora prevalentemente a casa e poi vede i clienti nei loro siti) e scaricarsi parte delle spese di affitto , luce, etc.? Sarebbe un uso promiscuo. Il locatore potrebbe rifiutarsi? e comunque visto i tempi che corrono cosa è meglio un investimento (comprare lo studiolo) oppure un affitto? grazie per una tempestiva risposta e consiglio.

  • Andrea Saporetti

    Buongiorno Carla,
    sulle valutazioni di convenienza le variabili sono talmente tante che dare una risposta secca sarebbe semplicistico. Penso ad ogni modo che, per una nuova attività, la locazione potrebbe essere un buon modo per vedere come vanno le cose e valutare nel tempo se lo spazio sia sufficiente, la location adatta, etc, oppure se convenga cercare una sistemazione migliore.
    La soluzione dell'uso promiscuo che propone è senz'altro valida, qualora sceglieste di affittare l'ufficio più interessante tra i due valutati. Unico aspetto negativo dell'uso promiscuo, ma che immagino il proprietario abbia già valutato: costui non potrà avvalersi del (generalmente conveniente) regime fiscale della cedolare secca per i redditi da locazione percepiti da sua figlia.
    Un sincero in bocca al lupo a sua figlia per questo avvio della carriera in proprio!

  • Claudio

    Salve, vorrei porre una domanda.
    Vorrei concedere ad una insegnante per i suoi corsi privati di inglese uno spazio della mia scuola solo per alcune ore di giorni precisi della settimana. Per esempio il lunedì e il martedì dalle 16:00 alle 18:00. La sublocatrice usufruirebbe di quella stanza, del bagno per gli adulti, di quello per i bambini e dell'ingresso in comune della struttura.
    E' possibile una soluzione del genere?
    Questo tipo di contratto andrebbe registrato?
    Ringrazio anticipatamente.

    Claudio

  • Andrea Saporetti

    Gentile Claudio,
    qualora la concessione degli spazi sia limitata ad alcuni giorni e ad alcuni orari non si tratta di vera e propria sublocazione, bensì di noleggio ad ore degli spazi.
    Può ovviamente noleggiare parte degli spazi all'insegnante interessato, emettendo relativa fattura per noleggio. Preventivamente, però, si preoccupi di verificare se il noleggio sia un'attività compatibile con l'oggetto sociale della sua impresa.
    Cordiali saluti

  • rychy

    Salve volevo sapere se è fattibile un contratto di affitto in condivisione di appartamenti ad uso turistico, nel senso che io affitto gli stessi appartamenti a 2-3 ditte diverse con P:iva, le quali autonomamente gli affittano e gli gestiscono al fine di avere la max redditività. Chiaramente è necessario che le ditte si parlino per non affittare gli stessi locali, camere o appartamenti contemporaneamente a 2 persone. E se lo cosa sia fattibile anche per un Hotel, e nel caso come fare per gli studi di settore. Grazie

  • Isabella

    Gentile Rychy lei a questo punto affitta gli immobile non per uso abitativo diretto ma per gestione di attività turistica, quindi nel caso abitativo lei dovrà affittarlo a società che hanno nel loro oggetto sociale tale attività e non potrà applicare la cedolare secca; mentre un hotel andrebbe affittato con un contratto ad uso diverso di 9 anni + 9.

  • Domenico

    Buonasera
    complimenti per l'interessantissimo blog
    Desideravo chiedere alcuni chiarimenti su una comunione d'uso tra professionisti. Siamo in procinto di affittare un appartamento A/10 da adibire a studio dentistico non in forma associata ma bensì in comunione d'uso per quel che riguarda spazi ed attrezzature il tutto regolamentato da una scrittura privata mantenendo ciascuno una propria autonomia fiscale e di conseguenza una fatturazione autonoma. Nessun problema con il proprietario che ha accettato di cointestare il contratto di locazione con rispettiva ripartizione in parti uguali dell'importo. Il problema nasce per le intestazioni delle utenze ( Luce- Telefono- Gas etc. )
    Quale potrebbe essere la soluzione consigliata?
    Esiste una forma che permetta la cointestazione anche di queste utenze?
    Oppure l'unico rimedio è la singola intestazione con seguente fatturazione agli altri utilizzatori?
    grazie

  • Gentile Domenico, in virtù di un contratto cointestato potreste chiedere agli enti erogatori die servizi di cointestare anche la bolletta, per loro vuol dire avere comunque una doppia garanzia di pagamento.

  • Massimiliano

    Buongiorno Andrea, complimenti innanzitutto per il blog e i contenuti. Vorrei avere un'informazione. Ho un contratto di affitto A/10 su una porzione d'immobile con ingresso indipendente. Il proprietario intende vendere l'appartamento, ovvero le due porzioni dìimmobile, una affittata da me, l'altra da una società. La durata contrattuale dei primi 6 anni è garantita anche in una situazione di ripartizione di questo tipo? E in una situazione del genere il diritto di prelazione rimane comunque valido, anche limitatamente alla porzione d'immobile affittata? E anche se l'altro affittuario non è interessato a far valere il diritto di prelazione?
    grazie

  • Salve Massimiliano,
    sono felice del suo apprezzamento per il blog, la ringrazio dei complimenti a nome della redazione.
    Riguardo al suo caso, stia tranquillo: l'eventuale messa in vendita dell'immobile da parte del proprietario non farà venire meno il suo diritto a rimanere nella porzione d'immobile che attualmente occupa in locazione fino al termine della durata contrattuale.
    In merito alla prelazione, questa le è sicuramente dovuta, anche se per l'interno immobile. Se l'altro inquilino non è interessato a far valere il diritto di prelazione lei sarà facilitato nell'esercitare la prelazione, qualora fosse nelle sue intenzioni acquistare l'immobile dall'attuale proprietario.
    Buona giornata

  • giovanni

    vorrei sapere se è più corretto scrivere co-working o coworking

  • Buongiorno Giovanni,
    difficile a dirsi, dato che anche nel mondo anglofono sussiste questa disputa. A titolo personale, mi sento di sostenere il co-working, che mi pare sottolinei meglio la natura composta del termine.
    Un saluto e un ringraziamento per la riflessione linguistica sul tema!

  • Gianluca Mastroianni

    Complimenti per l'ottimo e completo articolo che avete redatto. Mi permetto di segnalarvi il nostro sito,online da Settembre 2015 www.ufficiotemporaneo.it di cui oggi Repubblica parla nell'ambito della crescita della domanda di spazi condivisi. Buon lavoro.

  • Chiara

    Buonasera, ho letto con interesse il vostro articolo e mi complimento per il blog.
    Sono proprietaria di un immobile Cat A/10 e vorrei affittare porzioni di immobile a diversi professionisti che mi hanno già contattato; la mia domanda è : che tipo di contratto devo stipulare considerata la necessità dei professionisti di una durata annuale o comunque transitoria? Esiste un contratto di locazione transitorio per porzione di immobile ad uso ufficio? Premetto che mi sono informata all'Agenzia delle Entrate e mi hanno risposto che il contratto di locazione uso ufficio può avere esclusivamente durata di 6 anni rinnovabile e che in ogni caso non posso affittare porzioni di immobile ma l'intera unità.
    Vi ringrazio anticipatamente per la disponibilità.
    Cordilai saluti
    Chiara

  • Grazie per l'apprezzamento, innanzitutto, gentile Chiara.
    Sulle due questioni, le segnalo che:
    - il contratto per la locazione di un ufficio ha durata di 6 anni con automatico rinnovo di 6. E' possibile stipulare contratti transitori ad uso diverso, ma solo per tipologie di attività per loro natura transitorie (es: un temporary shop, un'attività stagionale, etc).
    - non è corretta l'informazione ricevuta dall'Agenzia delle Entrate locale, dato che è assolutamente possibile stipulare contratti di locazione ad uso ufficio per porzione d'immobile. Si rivolga ad un buon consulente (veda ad esempio la sezione "Cerca l'esperto della tua città" nel menù in alto) per essere assistita in questo.
    Cordiali saluti

  • Clara

    Salve, Complimenti innanzitutto per l'articolo e per tutte le risposte che fornisce agli utenti. Nel mio caso specifico, sono co-conduttrice di un ufficio e vorremmo iniziare un Coworking con altri professionisti.
    Sul contratto di affitto "è fatto divieto di sublocazione, cessione, o comodato anche parziale del contratto e di mutamento di destinazione, fatta salva la concessione di sottoscrivere eventuali contratti di service con propri collaboratori, società o aziende appartenenti o facenti parte dei contraenti "
    Significa che possiamo fare un Coworking o no?

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