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Ufficio condiviso o co-working: come il professionista può risparmiare sullo studio

by Andrea Saporetti
on Luglio 22, 2014
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Abbiamo di recente visto che le compravendite immobiliari legate al ramo non abitativo siano in forte ridimensionamento, nel nostro Paese, a causa della crisi economica. Quello degli uffici è il settore che risente di più della congiuntura economica sfavorevole. Un consulente o un libero professionista che avvia una nuova attività, se non ha necessità di frequenti contatti con il pubblico, può temporaneamente sfruttare una porzione di casa propria: ma non è certo l'ideale. Quale soluzione per dotarsi di un ufficio funzionale e confortevole, risparmiando? Vediamo insieme due soluzioni: l'affitto condiviso con altri liberi professionisti e il co-working.

 

Nel disastrato mercato immobiliare delle compravendite è il comparto dedicato alle aziende quello che, durante l'ultimo anno (ma già nei precedenti) ha risentito maggiormente della congiuntura negativa per la nostra economia.

Meno di 40.000 transazioni nel 2013, considerando il mercato delle vendite di immobili ad uso diverso dall'abitazione. Cifre in netto ridimensionamento rispetto al 2012, anno tra l'altro già di calo notevole. Se il comparto che tiene meglio è quello dei capannoni artigianali e industriali (-7,7%), più negativi risultano i dati riferiti ai negozi (-9,3%); quello più evidente, comunque, è senza dubbio il tonfo registrato dalle vendite di uffici (-10,8%).

Valori che rendono merito di quanto oggi, per un neoimprenditore che intenda dare il via ad una nuova attività, la scelta dell'acquisto degli spazi nei quali lavorare sia sempre meno frequente. Percepita troppo rischiosa, in generale, e spesso ancora troppo onerosa, nonostante i ribassi (a volte piuttosto importanti) dei prezzi di vendita negli ultimi anni. Pensiamo ad un libero professionista che desideri avviare una attività in proprio: un consulente, un architetto, un geometra o un ingegnere, ma anche un dentista, un fisioterapista, un oculista, etc. Almeno in una fase iniziale è senz'altro ragionevole stare dalla parte sicuro e prudenzialmente evitare l'acquisto del locale dove esercitare la professione.

Meglio affidarsi ad una soluzione più flessibile, che permetta di avere a disposizione un ufficio più o meno strutturato, a seconda dell'attività e dell'esigenza di contatto con la clientela, ma che non comporti un investimento da portarsi dietro negli anni. Una scelta che risulti meno impegnativa, perché si conserva la possibilità di dare disdetta dal contratto relativo agli spazi ove esercitare l'attività, qualora le cose non andassero come si spera (come si dice: speriamo bene, ma non si sa mai!). Ma anche, a volte, l'unica via possibile, soprattutto se la banca non permetta al nostro imprenditore di accendere il mutuo necessario ad acquistare i muri.

Per una piccola attività la gestione dei costi è fondamentale: perché affogare in inutili spese piuttosto che dedicare le risorse disponibili alla pubblicità e agli investimenti di marketing, che aiutano a fare fatturato? Per questo, se il tipo di attività lo permette, il nostro libero professionista potrà trovare la giusta location per l'ufficio minimizzando i costi.

 

1) Lavoro da casa / telelavoro

La soluzione più immediata è, ove possibile, il classico lavoro da casa: adibire una o più stanze alla propria attività è quanto di più economico. Il computer e la rete internet hanno fatto miracoli e un sacco di professioni che un tempo potevano svolgersi solo in determinati contesti, per necessità di strumentazioni o a causa di esigenze di interrelazione con altri professionisti o con enti pubblici o privati, ora possono tranquillamente essere svolte con il telelavoro. Connessione wi-fi e il gioco è fatto. Tuttavia, di frequente la propria casa (per questioni di spazio) non permette di adibire una o più stanze all'esercizio della propria professione.

 

2) Locazione di un immobile ad uso promiscuo

Una valida alternativa, soprattutto se ci si sta trasferendo in una nuova città e si vuole limitare il costo dell'affitto, è quella di unire gli spazi di casa con quelli di lavoro: l'affitto di un immobile ad uso promiscuo (prevalente uso abitativo o prevalente uso diverso dall'abitazione, a seconda delle esigenze) è senz'altro una soluzione che permette di dare risposta con un unico contratto all'esigenza abitativa e a quella lavorativa. Il tutto potendo scegliere l'ambiente che sia dimensionato nella maniera più appropriata rispetto alle proprie necessità personali e alle specifiche del lavoro che si deve svolgere. Unica accortezza: il proprietario deve esserne a conoscenza e il contratto deve riportare chiaramente l'utilizzo promiscuo.

 

3) Co-working

Spesso, però, ad unire casa e lavoro le distrazioni rischiano di essere eccessive: i figli che ti entrano in stanza ogni minuto, la moglie o il marito (o peggio i suoceri) che sbraitano... Ma anche uno stile di vita "particolare" (pensiamo a chi è decisamente troppo disordinato!) mal si potrebbe conciliare ad un'adeguata accoglienza della clientela. Oppure ancora, più frequentemente, potrebbe risultare indispensabile trovare una location separata rispetto alla propria abitazione per questioni di raggiungibilità o di impossibilità ad inserire lo spazio lavorativo in un ambiente domestico (necessità di sala riunioni, di sala meeting, etc.).

In questo caso, è il co-working la soluzione più innovativa. Nato nelle grandi metropoli statunitensi ma ormai in via di diffusione anche nelle principali città italiane, consiste nel noleggio una postazione di lavoro in uno spazio condiviso con altri professionisti, che temporaneamente si appoggiano in quella sede lavorativa. Allacciamenti ovviamente già effettuati e utenze attive e disponibili; connessione internet, fax e macchinari d'ufficio già presenti, macchina del caffè e spesso saletta ristoro, talvolta una sala meeting; in alcuni casi, persino un servizio di segreteria con domicilio postale e consulenza tecnica e legale. Strumento economico, se si tiene conto dei tanti servizi che la condivisione permette e che altrimenti sarebbero alla portata solamente delle aziende medie o grandi. Non da meno, il network di professionisti che si può trovare nelle scrivanie circostanti, in questi moderni spazi condivisi, può creare facilmente sinergie lavorative proficue, oltre che amicizie e nuove conoscenze interessanti.

 

4) Affitto di un ufficio in condivisione

La soluzione che mescola perfettamente economicità, flessibilità e stabilità di location. Infatti, se il professionista si sa gestire autonomamente e non ha eccessive esigenze dal punto di vista delle dotazioni d'ufficio, risulta più conveniente rispetto al co-working. Così come permette un arredamento più ricercato e su misura, oltre che una possibilità di condividere i locali ad uso ufficio con una selezionata cerchia di professionisti.

Capitolo risparmio. Affittare un ufficio può essere piuttosto oneroso, se l'attività è micro-imprenditoriale (es: impresa individuale, o al più con uno o due collaboratori). Nelle principali città, soprattutto, gli affitti di uffici in location centrali o nei centri direzionali delle periferie terziarie attrezzate possono essere davvero difficili da sostenere. Questo, nonostante il comparto uffici abbia ridimensionato molto le pretese in termini di canone di locazione: l'Ufficio Studi Solo Affitti ha registrato cali nei valori di prezzo degli affitti di uffici pari al -4,0% tanto nel 2011 quanto nel 2012, con un ribasso ancor più pronunciato nel 2013 (-5,8%). Quotazioni che, in media in Italia, si aggirano sui livelli dei canoni di una abitazione. Ma che, soprattutto in certe zone (quelle più "business intensive") e in certe città (Roma e Milano su tutte), possono raggiungere valori importanti.

Per questo, la scelta di un ufficio di metratura più elevata (es: un 3 vani o un 4 vani) con condivisione degli spazi con altri uno o due professionisti può risultare una scelta vincente. La figura mostra un breve calcolo che il consulente o il libero professionista che opera in città come Milano o Roma può fare tenendo conto delle statistiche 2013 fornite da Solo Affitti.

2014-07 Ufficio condiviso o co-working Come il professionista può risparmiare sullo studioQualche consiglio su come fare?

Innanzitutto, se possibile, cercare di scegliere professionisti con i quali condividere gli spazi che esercitino attività simili alla propria. Questo anche e soprattutto per ripartire quanto più equamente e meno litigiosamente possibile le spese condominiali e la tassa sui rifiuti (quest'ultima, in particolare, molto varia a seconda del tipo di attività svolta).

Sul fronte contrattuale le soluzioni possibili sono molte e dipendono tanto dalle esigenze del proprietario dell'immobile quanto dalle necessità e dalla disponibilità economica dell'imprenditore che risulta inquilino dell'ufficio. Mettiamoci nei suoi panni per vedere tre possibilità contrattuali.

 

A) Contratto di locazione dell'ufficio intestato al professionista, che poi effettua una sublocazione di porzione d'immobile agli imprenditori suoi coinquilini

Occorre prestare attenzione, in questo caso, che nel contratto di locazione dei muri il locatore non abbia inserito una clausola nella quale non permetta la sublocazione: questa, infatti, normalmente è esclusa.

Un grosso vantaggio di questo schema contrattuale è quello di poter decidere autonomamente se condividere gli spazi con altri e, se sì, con chi e con quanti altri professionisti e consulenti.

Da mettere in conto la possibilità che non permanentemente si riesca a trovare un sublocatario e, di conseguenza, che le spese di affitto possano risultare tutte in capo al nostro geometra o consulente.

 

B) Contratto di locazione dell'ufficio cointestato a più professionisti contemporaneamente

Il contratto di affitto cointestato è una soluzione particolarmente valida per studi associati, con rapporti già consolidati tra i professionisti che condividono i locali ad uso ufficio.

Bisogna stare attenti alla componente economica: se uno o più dei coinquilini se ne va, il contratto (a meno di disdetta di tutti) rimane in capo agli altri coinquilini, che si devono accollare una spesa pro-capite superiore a prima (essendo solidalmente responsabili per l'intero canone di locazione). Ovviamente, trovando un nuovo coinquilino che rimpiazzi il precedente si riesce a mantenere una sostenibilità delle spese adeguata.

 

C) Più contratti di locazione per porzioni d'immobile relativi all'ufficio condiviso, tra loro distinti ed autonomi

Stipulare più contratti di locazione di porzione d'immobile per l'ufficio risulta probabilmente la scelta più complicata dal punto di vista della gestione per il proprietario, che deve considerare anche la possibilità di un periodo di sfitto per una o più porzioni in caso di disdetta di qualche professionista. Per questo il consiglio è sempre e comunque quello di avere un'agenzia immobiliare che lo supporti nella gestione degli affitti.

Ma garantisce, d'altra parte, la migliore trasparenza ai lavoratori autonomi che alloggiano nell'ufficio e al locatore stesso, che ha rapporti individuali con ciascuno di essi. La responsabilità dell'obbligazione economica nei confronti del proprietario risulta separata per il professionista rispetto ai coinquilini e il risparmio rispetto ad un ufficio affittato in solitaria è garantito: ecco perché questa formula appare particolarmente valida.

Presentazione Autore
Andrea Saporetti
Author: Andrea Saporetti

Laureato in economia, da sempre interessato a qualsiasi cosa sia misurabile. L'innata passione per la statistica e lo stile descrittivo a metà tra il magniloquente ed il prolisso fanno di lui il blogger più alternativo dell'ultimo decennio. L'impegno nel volontariato e la passione per la letteratura russa completano la sua immagine giovane e dinamica.


Commenti (144)

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Buongiorno ho dato in comodato d'uso gratuito un appartamento ricevuto in eredità a mia figlia l'appartamento è stato diviso in due unità con due porte autonome di ingresso è una porta interna che collega le due unità abitative mia figlia attualmente si è iscritta all'ordine degli avvocati ora le chiedono pena la cancellazione dall'ordine uno studio autonomo in realtà lei dispone di due stanze con ingresso autonomo mi chiedo se devo modificare la destinazione d'uso delle due stanze dandole un comodato d'uso separato per l'attività di avvocato Cosa mi consiglia lei la invito però a leggere la legge sui requisiti degli studi legali modificata negli ultimi anni la ringrazio Claudio

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Gentile Claudio, in generale gli studi professionali devono svolgersi all'interno di immobili identificati al catasto come A/10, quindi uffici. Per cui se tale è anche la precisione in merito alla legge sugli studi professionali dovrebbe verificare con un tecnico la possibilità di un cambio di destinazione d'uso per almeno la parte destinata a tale unità, separando di fatto la proprietà in due unità immobiliari.

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buongiorno,
devo prendere in affitto un locale commerciale ad uso ufficio e a mia volta subaffittarlo a figure professionali con p.iva.
per fare ciò, è possibile fare riferimento alla figura dell'Agenzia di Servizi che stipula direttamente il contratto di locazione con il proprietario e che successivamente subaffitta ad altre persone?
grazie

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Gentile Maria Sole, dovrebbe contattare l'agenzia per la stipula del contratto, se il suo è un contratto principale lo andrà a stipulare direttamente con il proprietario, facendosi riconoscere la facoltà di subaffittare.

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Buongiorno,
con mi Moglie stiamo affitando un immobile commerciale (ufficio), volendo quindi richiedere la stipula di un contratto cointestasto ed essendo entrambi professionisti con p.iva le volevo chiedere dal punto di vista puramente pratico come ci si deve comportare nei confronti del proprietario per il pagamento del canone di affitto. Per poter scaricare le spese generalmente come di procede? Entrambi ogni mese facciamo un bonifico della nostra quota? (50%) visto che deve risultare il giustificativo per il commercialista? E nel caso invece delle utenze? (luce, telefono, acqua, gas) come ci si comporta? Basta che una sola persona si intesti il contratto ad esempio del telefono? E poi l'altra versa con bonifico il 50% delle spese all'intestatario del contratto?
Grazie mille in anticipo.
Federico.

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Gentile Federico, per il contratto potete intestarlo entrambi e fare anche un unico bonifico, in ogni caso il fatto che siete cointestatari del contratto giustifica la deduzione dei costi al 50%; lo stesso vale per le utenze, lasciando che uno dei due poi faccia risultare il pagamento della propria quota.

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sono un osteopatia sto acquistando un locale essendo molto grande vorrei subaffittare una stanza ad un mio collaboratore si puo fare?

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Gentile Fabio, è possibile concedere in affitto (se lei è proprietario lo affitta, non subaffitta) una porzione d'immobile, deve esserci lo stesso tipo di destinazione d'uso.

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Buongiorno, sono proprietaria di un bilocale (seconda casa) che da più di un anno utilizzo per svolgere la mia attività di reflessologa plantare.
Sarei interessata a condividere lo studio con altri professionisti bio-naturopati per contenere le spese ed ampliare l'offerta di servizi.
Qual è la migliore soluzione contrattuale secondo lei, visto che si tratterebbe di affittare per uno o più giorni spazi arredati, con cucina disponibile e bagno a norma?
La ringrazio anticipatamente per la Sua attenzione.
Maria Paola

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Gentile Maria Paola, la prima domanda è relativa alla destinazione d'uso del bene: può affittarlo per lo svolgimento di un'attività anche se si tratta di un abitativo? Quindi accertato questo dovrebbe affittare una sola porzione? Se intende farlo solo a giornate, allora più che di locazione, parliamo di attività di coworking per la quale dovrebbe informarsi presso l'ufficio tecnico comunale rispetto alle caratteristiche da soddisfare per poter svolgere l'attività..

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Salve, sono un odontotecnico, ho un contratto di comodato d uso presso un laboratorio, posso averne un altro in un altro laboratorio?
Grazie

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Buongiorno giorgio, non ha un limite in questo senso, è possibile essere titolari di più contratti.

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Salve, desidererei affittare stanze ad uso ufficio transitorio, vorrei fare un contratto di natura transitoria, visto che affitterei per brevi periodi, è possibile ?
Grazie

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Gentile Giuseppe, è possibile porzioni di immobili, anche ad uso transitorio, ma in questo caso ci deve essere una reale motivazione di transitorietà, legata al tipo di attività dell'inquilino; per esempio per una mostra temporanea, per una vendita promozionale speciale, ecc..

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# Buongiorno. Siamo 3 professionisti ,conoscenti vorremmo avviare uno studio associato. Secondo lei sarebreve meglio, visto che il locale è in mano alla agenzia se uno di noi si intestasse il contratto oppure meglio in due?? Si può in due?? Avevo letto che non si poteva perché con 2 partite ive è come fossero due aziende. Mi puó chiarire questo punto. Grazie

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Gentile Simona, il contratto può essere intestato ad entrambi senza problemi; anzi così ognuno può portare in deduzione parte del canone e il proprietario ha due "garanti" per le pattuizioni contrattuali.

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Sono proprietaria di un appartamento ad uso abitativo in cui io e mio marito abbiamo anche la residenza.
In una parte dell'appartamento mio marito esercita , con regolare autorizzazione comunale e della ASL territoriale competente la professione di medico-dentista e né io ne lui siamo proprietari nello stesso comune di residenza di altri immobili.
Posso fare un contratto di affitto concordato per la parte utilizzata a studio in maniera che lui possa detrarlo fiscalmente?

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Gentile Anna, lei potrebbe stipulare un contratto a uso promiscuo, con prevalenza abitativa; certo, considerando che anche lei ha la residenza e la usa come prima casa questo non è compatibile con altre agevolazioni.

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Salve, posseggo una un locale da ballo e sarei intenzionato ad affittarlo per 1/2 giorni a settimana durante la stagione estiva. Facendo delle ricerche sono alquanto perplesso su un punto: è possibile (valido) un contratto d'affitto limitato a 1/2 giorni a settimana?
Se si, sulla base di quale normativa!
Grazie

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Gentile Antonio, lo affitterebbe a persone diverse o sempre allo stesso inquilino? Nel primo caso rientra nella normativa degli affitti transitori ad uso diverso dall'abitativo, nel secondo caso, invece, rientra nel classico contratto di 6 anni + 6 in cui nelle condizioni di utilizzo si specifica l'utilizzo solo per alcuni giorni all'anno.

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